電子領収書をExcelで作って印紙代を節約

電子領収書にすれば、取引額がいくらだろうと、もう、収入印紙を貼る必要はありません。
いや、待て。電子帳簿は税務署の承認が必要だったはず。という方、朗報です。
2022年に電子帳簿保存法が改正されて、事前承認制度が廃止されました。
経理処理の電子化へのハードルが低くなった今、電子領収書から電子帳簿化に取り組んでみませんか?

電子領収書と電子帳簿保存法

電子領収書の根拠になる法律は、電子帳簿保存法です。ざっくり言うと、ポイントは２つ。

1. 国税関係帳簿書類は保存要件を満たせば、電子データ化してよい。
2. 取引先から受信した国税関係帳簿書類の電子データ、または取引先へ送信した電子データは、電子データのまま保存しなければならない。

2に関しては、移行措置が取られていて、2023年12月31日までは電子データを印刷して保存してもよい、となっています。
逆に言えば、2024年1月1日以降は、電子データで受け取ったものは、電子データのまま保存しなければならない、ということです。

国税庁 電子帳簿等保存制度[特設サイト]

電子帳簿にすると、コストが削減され、業務が効率化されるなどメリットがあります。
ゆえに、大手のみならず、多くの企業が電子帳簿化に向かうことでしょう。
そして、電子帳簿化を始めた企業は、電子帳簿と紙の帳簿を両方管理するのは非効率であることに気づきます。
ですから、いったん電子帳簿化すると、紙に戻ることはなく、ひたすらに電子帳簿書類へ突き進んでいくと考えられます。

もう、時代は、電子帳簿書類化に突入しているのです。
で、あるならば、あなたも電子帳簿書類を導入すべく、一番とっつきやすく、かつ金銭的なメリットもある、電子領収書から始めてみませんか?

電子領収書の保存要件

領収書は、前述した「国税関係帳簿書類」の一つですから、電子データ化のためには「保存要件」をクリアする必要があります。保存要件とは、

• 改ざん防止のための措置をとる。
• 「⽇付・⾦額・取引先」で検索できるようにする。

です。つまり、これらの要件を満たせばいいわけです。
経理システム業者のなかには、自社のクラウドサービスのなかにデジタル領収書発行機能を組み込んでいるところもあるようですが、領収書程度で、クラウドサービスに毎月お金を払うってのはどうなんでしょう?

国税庁は、安上がりな方法として、紙帳簿書類をスキャニングして保存する方法を上げています。
と、おっしゃいましてもねぇ、紙に書いて、それをいちいちスキャンするなんて、めんどくさい。

電子領収書をExcelで作ろう

先に紹介した電子帳簿等保存制度[特設サイト]では、パソコンを使用して帳簿や取引書類を作成、保存する方法を認めています。
デジタルエイドではこの方法を採用し、Excelで作ったテンプレートを使って電子領収書を作成し、PDFファイルに書き出して、それを送付かつ保存しています。
本ページのトップイメージは弊社の電子領収書です。

この方法の弱点は、Excelをデザインするのが少々ハードルが高いこと。
もし弊社のデザインでよければ、これを既製デザインとして、弊社は発行者の部分だけ書き換えたExcelテンプレートをご提供します。
あるいは、デザインの指定があれば(独自デザイン)、サンプルを送っていただければ、それをExcelに移植して、テンプレートを作成します。
下記、Excel領収書テンプレート作成申込フォームからお申込みいただきますと、3日～１週間くらいで、貴社専用のExcelテンプレートをお届けします。

Excelテンプレートの使い方

1. テンプレートシートをコピーする。
2. 必要箇所を入力する。
   • 領収書番号
   • 宛名
   • 金額 (\マークや,は不要)
   • 発行日
   • 領収日と但し書き
     内訳は自動計算するので不要。
     発行者データは予め埋め込むので不要。
3. ホーム > エクスポート 画面で PDF/XPSの作成をクリックし、PDFに書き出す。
4. PDFになった電子領収書を取引先に送付する。(紙に印刷したものを送ってはダメ。)
5. 送付した電子領収書のファイル名を「発行日_宛名_金額」に書き換え、保存する。

なお、画像では印影(ハンコ画像)がついていますが、じつは、電子領収書には印鑑は不要です。
とはいえ、長年のハンコ文化のため、印鑑がないと違和感があるという取引先のために、弊社では、ハンコ画像をExcelに貼り付けています。

同様に、印影画像がほしい方、白い紙に押印し、スキャンした画像をお送りください。ハンコ画像も作成します。
また、独自デザインにしたい方も、領収書のサンプルをスキャンしてお送りください。

Excelテンプレート作成料金

テンプレートをコピーして使うので、支払いは１回だけ。クラウドサービスのように、いつまでも払い続ける必要はありません。

Excel領収書テンプレート作成申込